Fiets.nl

Heeft er iemand ervaring met het organiseren van een (kleinschalige) toertocht? Denk aan max. 50 inschrijvingen; startlocatie en pauzeplek zijn geregeld en route kom ik ook wel uit. Ik zit te denken aan drie lussen met steeds dezelfde pauzeplek. Het doel is vooral mijn deelname aan Alpe d'HuZes nog eens extra onder de aandacht te brengen maar ik wil het wel goed aanpakken en er iets tegenover stellen (veel van de potentiële deelnemers hebben al gedoneerd). Koffie/vlaai en een kleine lunch zal (deels) wel gesponsord worden, bananen wellicht ook maar sportdrank/repen moet ik nog zien te regelen.
Alle tips zijn welkom.

Je hebt bij dit soort aantallen in ieder geval geen vergunning nodig, maar mogelijk is er wél een meldingsplicht bij de gemeentes waar je doorheen rijdt. Al zal het bij 50 man niet zo'n vaart lopen.

Verder is het geen rocket science. Goede startplek waar je makkelijk kunt parkeren. Goede pauzelocatie met minimaal water, sportdrank en wat eten. En uiteraard 100% kloppende GPX-files (voorfietsen op de dag ervoor is een must!).

Gewoon met 4 groepjes van max 12 starten,ook makkelijk i.v.m. snelheidsverschillen.
En als je lussen rijd kan je ook nog wisselen van groepje.

Als je het onder de pet houdt valt het wel mee.
Pak je het grotet aan, dan moet je in elk geval melden bij de gemeente waar je start. Afhankelijk van de gemeente is er een kleine kans op een evenementenvergunning.

Terreinbeheerders als Sbb of Nm willen ook graag weten wat je doet. Er zijn elk weekend heel veel evenementen door heel veel groepen. Tien op dezelfde dag vinden ze geen leuk plan. Ook niet als ze voor het goede doel georganiseerd worden. Been there.
‘Ja, maar het is voor het goede doel,dus’ wordt al vaker gebruikt.

Nm=natuur monumenten, neem ik aan ?

en SBB?
Stichting Bos en Bomen ?? of zo

Ik vermoed Staats Bos Beheer.

Bij ons start iedere zondag minimaal 60 fietsers vanaf clubhuis,ik zie het probleem niet of wil je met 50 fietsers dezelfde route gaan rijden?

nijkie schreef: ↑29 jan 2024 15:48 Bij ons start iedere zondag minimaal 60 fietsers vanaf clubhuis,ik zie het probleem niet of wil je met 50 fietsers dezelfde route gaan rijden?

Als je de pauzeplek inricht bij een wielerclub zal het meevallen maar in de openbare ruimte dan wordt je daar vaak wel op aangesproken

Qua vergunningen verwacht ik dat je met een groep van 50 man niet veel hoeft te regelen. Wat al eerder benoemd is, is dat sommige gemeenten wel vragen om een melding. Hier de evenementenwijzer van Den Haag. Dat geeft een beetje een idee van de vragen die ze je stellen: https://formulier.denhaag.nl/Tripleform ... ntenwijzer

Ben je bewust van het feit dat je geen alcohol mag schenken en verkopen ed. Ook het neerzetten van een grote tent in de openbare ruimte als ontvangstlocatie kan een issue zijn. Ik zou het gewoon niet al te groot aanpakken, maar wel even goed nadenken over de aanpak en organisatie,

want....

Toch een kleine waarschuwing. Als er iets gebeurd en iemand schrijft bijvoorbeeld zijn S-works van 14K af tijdens een valpartij, dan kan je echt wel voor een nare verassing komen te staan als iemand (of de verzekering van deze persoon) toch even doorvraagt wat er gebeurd is. Je gaat toch iets van een evenement organiseren. Juridisch gezien geeft dat verantwoording om zaken te regelen (zorgplicht). Het is een grijs gebied. Het speelt bijvoorbeeld ook bij buurtfeesten waar een ongelukje gebeurd.

Vergeet ook niet te checken hoe het zit met eventuele aansprakelijkheid als er ongeval gebeurt tijdens de tocht.
Je weet nooit hoe dit uitpakt als er echt iets vervelend gebeurt met letsel of erger.

Ik sprak een keer met de organisator van een toertocht, die had ook een ongeval mee gemaakt waarbij de deelnemer de vereniging verantwoordelijk stelde, dit pakte toch heel vervelend uit voor die vereniging omdat ze er niet genoeg aan gedaan zouden hebben om de veiligheid te waarborgen.

Nu zijn het waarschijnlijk allemaal bekende, maar toch..... als het een niet deelnemer is die er bij betrokken raakt kan dit heel vervelend aflopen en ben jij als organisator verantwoordelijk.

Denk aan je verantwoordelijkheid als organisator.
Je kan daar een verzekering voor nemen maar of je dat moet willen.
Ik heb jarenlang een relatief groot fietsevenement, met het daarbijhorende randgebeuren, mee georganiseerd, ik zou het nu nooit meer doen.

tetelacourse schreef: ↑29 jan 2024 10:51 Heeft er iemand ervaring met het organiseren van een (kleinschalige) toertocht? Denk aan max. 50 inschrijvingen; startlocatie en pauzeplek zijn geregeld en route kom ik ook wel uit. Ik zit te denken aan drie lussen met steeds dezelfde pauzeplek. Het doel is vooral mijn deelname aan Alpe d'HuZes nog eens extra onder de aandacht te brengen maar ik wil het wel goed aanpakken en er iets tegenover stellen (veel van de potentiële deelnemers hebben al gedoneerd). Koffie/vlaai en een kleine lunch zal (deels) wel gesponsord worden, bananen wellicht ook maar sportdrank/repen moet ik nog zien te regelen.
Alle tips zijn welkom.

Wat wordt de start plek als ik zo vrij mag zijn?
Wil je met bv 50 tegelijk gaan rijden of in groepjes?